La réponse de la direction de DEO - janvier 2008

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a dirigé l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de la ronde IV en 2005, et présenté un rapport aux ministères en 2006. Bien que le SCT ait fait remarquer la diversité de ses observations, Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO) s'est félicité de constater une amélioration dans certains domaines importants pris en compte dans l'évaluation de 2005. Cette amélioration témoigne de l'engagement soutenu du ministère à l'égard des objectifs du CRG. Au cours de l'année écoulée, c'est-à-dire depuis l'évaluation de la ronde IV, DEO a accompli d'autres progrès s'inscrivant dans les objectifs du CRG et remédié aux insuffisances relevées par le SCT .

DEO a reçu un grand nombre d'évaluations positives liées aux critères du CRG. Il maintient les objectifs du CRG d'année en année et travaille constamment à l'amélioration des pratiques de gestion dans tous les domaines. Le ministère a constaté une activité importante dans les domaines suivants  :

Engagement renouvelé à l'égard de l'excellence en gestion

DEO a mis sur un pied le C omité de reddition de compte (CRC), présidé par la sous-ministre, pour doter les cadres supérieurs du leadership et des responsabilités nécessaires pour satisfaire les priorités du ministère en matière d'excellence en gestion. Depuis sa création (septembre 2007), le CRC a tenu deux réunions ministérielles de la haute direction pour déterminer des moyens d'améliorer continuellement les pratiques de gestion. Pour atteindre cet objectif, les membres du Comité ont préconisé des mesures consistant à gérer le changement par la planification intégrée, la mesure du rendement et la communication des résultats de DEO. Le CRC est chargé de communiquer avec tout le personnel et de s'engager pleinement dans les activités destinées à répondre aux priorités en matière d'excellence en gestion.

Vérification et évaluation

Le 29 janvier 2007, le ministère a embauché un directeur général, Vérification, évaluation et éthique, qui a immédiatement commencé à remédier aux insuffisances existant dans les activités de vérification et d'évaluation, qui avaient été relevées par le ministère et le processus du CRG. Un processus de planification a été mis en œuvre en vue d'élaborer des plans ministériels de vérification et d'évaluation, qui permettront à DEO de s'assurer que les ressources de vérification et d'évaluation sont consacrées aux domaines susceptibles de l'aider à atteindre ses objectifs d'une manière efficace et d'améliorer le processus décisionnel.

Le ministère veille tout particulièrement au respect de la nouvelle Politique d'évaluation du Conseil du Trésor, qui prévoit une période de transition de trois ans en vue d'obtenir une opinion générale en 2009. Parmi ses exigences, la politique prévoit la mise sur pied d'un comité indépendant de vérification, que DEO compte former au cours de 2008. Durant 2007-2008, le ministère a effectué plusieurs vérifications afin de se doter de garanties dans la gouvernance et les principaux contrôles internes. Tous les rapports de vérification, comme les réponses de la direction, sont affichés sur le site Web public de DEO.

DEO a élaboré un plan d'évaluation de 2007-2008 de ses principaux programmes de contributions. En 2008-2009, le ministère élaborera un plan quinquennal d'évaluation de toutes les dépenses de programmes (pas seulement les programmes de subventions et de contributions), qui aboutira à un plan annuel d'évaluation fondé sur le risque.

INDICATEURS DE LA RONDE IV DU CRG	COTE DE DEO	RÉPONSE DU MINISTÈRE
Valeurs de la fonction publique
Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs	Acceptable	Dans cette catégorie, le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2005 a servi de base à l'évaluation des ministères. Dans le cadre de ce sondage, DEO a enregistré un taux très élevé de réponses et s'est placé au-dessus de la moyenne de la fonction publique dans de nombreuses catégories, en particulier celles liées au professionnalisme, à l'éthique et aux valeurs des personnes. D'après les résultats du Sondage, DEO doit s'efforcer de maintenir et de proposer davantage des moyens appropriés et accessibles de divulgation des actes fautifs. En 2007, DEO a remanié et reclassifié le poste de dirigeant principal de la vérification afin d'y inclure une fonction importante et indépendante liée à l'éthique. Par l'intermédiaire de ce poste, DEO doit satisfaire les exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR). Tout le personnel a suivi une formation sur la LPFDAR, qui comprenait aussi une description des méthodes de gestion des « divulgations ». Le ministère a aussi demandé au personnel son avis concernant l'élaboration d'un code de conduite de la fonction publique et de DEO, qui constitue une partie intégrante de la LPFDAR. De plus, la haute direction entretient un dialogue permanent avec le personnel au sujet des valeurs et des principes d'éthique de la fonction publique.
Régie et orientation stratégique
Utilité du cadre de rendement ministériel	Possibilité d'amélioration	En réponse aux commentaires concernant l'Architecture des activités de programmes , DEO travaille en collaboration avec le SCT à l'ajustement de la définition de ses résultats stratégiques. Les ajustements s'effectueront dans le cadre du processus annuel de présentation au SCT, en 2008.
Intégralité de la structure de gestion ministérielle	Possibilité d'amélioration	DEO a préparé un plan d'activités ministériel portant sur une période de trois ans : du 1 er avril 2007 au 31 mars 2010. Auparavant, DEO considérait le Rapport sur les plans et priorités comme son plan d'activités ministériel. Le plan axé sur les risques comprend le Plan sur les ressources humaines de DEO ainsi que tous les plans d'activités des unités régionales et ministérielles. DEO a aussi rationalisé et officialisé tous les comités ministériels, y compris l'élaboration de mandats.
Efficacité de la contribution extra-organisationnelle	Acceptable	DEO continue de participer activement aux initiatives horizontales liées aux politiques et aux programmes ainsi qu'aux initiatives horizontales administratives.
Politiques et programmes
Qualité de l'analyse des programmes et des politiques	Acceptable	DEO travaille en collaboration avec le SCT à l'amélioration de la pertinence, de la qualité et de la rapidité de présentation des propositions destinées au Conseil du Trésor.
Résultats et rendement
Qualité et utilisation de l'évaluation	Possibilité d'amélioration	Le 29 janvier 2007, le ministère a embauché un directeur général, Vérification, évaluation et éthique, qui a immédiatement commencé à remédier aux insuffisances existant dans les activités de vérification et d'évaluation, qui avaient été relevées par le ministère et le processus du CRG. Le ministère a élaboré un plan d'évaluation de 2007-2008, qui est axé sur les principaux programmes de contributions de DEO. En 2008-2009, le ministère élaborera un plan quinquennal d'évaluation de toutes les dépenses de programmes (pas seulement les programmes de subventions et de contributions), qui aboutira à un plan annuel d'évaluation axé sur les risques . L'élaboration du plan d'évaluation quinquennal a commencé au cours du troisième trimestre de 2007-2008. Au cours de l'automne 2007, le ministère a lancé deux importantes évaluations, centrées sur le Programme de diversification de l'économie de l'Ouest et le Programme de développement des collectivités, qui se termineront en 2008. Ces deux programmes représentent un montant important des subventions et contributions accordées par DEO. Les évaluations amélioreront l'optimisation des ressources dans ces programmes et feront l'objet d'un rapport public au moment opportun.
Intégration, utilisation et communication des données sur le rendement	Possibilité d'amélioration	DEO a accompli d'importants progrès grâce à sa stratégie de mesure du rendement, notamment en mettant l'accent sur les activités et résultats stratégiques de l'Architecture des activités de programmes (AAP). Les résultats provenant des projets de contribution approuvés depuis la mise en place de l'AAP font l'objet d'une surveillance. Celle-ci se concrétise par des comptes rendus plus détaillés dans les rapports ministériels sur le rendement .
Apprentissage, innovation et gestion du changement
Gérer le changement organisationnel	Acceptable	DEO continue de gérer le changement organisationnel; il a mis en place un plan officiel de gestion du changement au cours de l'automne 2007. Le plan comprend l'excellence en gestion (WD's Changing Workplace) et un recentrage des programmes qui est réalisé en fonction des consultations publiques menées en 2006. La sous-ministre de DEO suit de près la mise en oeuvre du Plan de gestion du changement et insiste sur la communication, le rôle important de l'apprentissage continu de employés et la nécessité d'obtenir la participation la plus grande possible du personnel.
Gestion des risques
Efficacité de la gestion des risques ministériels	Possibilité d'amélioration	DEO met l'accent sur la gestion des risques dans toutes ses activités. On constate les effets de l'évaluation des risques dans tous les processus ministériels de décision et de planification. Le groupe de travail du groupe d'experts considère les pratiques de gestion des risques du ministère, qui sont appliquées dans les projets de S. et C., comme des pratiques exemplaires du gouvernement fédéral.
Personnes
Mesure dans laquelle le milieu de travail est équitable, habilitant, sain et sécuritaire	Acceptable	DEO est un petit ministère comptant 388 employés ETP (31 mars 2007). Les femmes représentent 58,8 % du personnel du ministère, soit 227 postes ETP. Les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles représentent 103 employés. En raison de la petite taille du ministère, le départ ou l'embauche d'un membre d'un groupe cible peut constituer une variation statistique importante dans la représentation. Au cours des exercices 2004-2005, 2005-2006 et 2006-2007, DEO a maintenu ou dépassé la représentation interne, en comparaison de la disponibilité de la main-d'œuvre, dans tous les groupes désignés aux fins de l'équité en matière d'emploi. Les statistiques sur les cessations d'emploi ne sont pas marquantes sur le plan statistique en raison du rendement excellent et soutenu dans la représentation et le recrutement. En 2007-2008, le ministère a élaboré un plan d'action pour examiner le taux de promotions et de cessations parmi les membres des groupes cibles de l'équité en matière d'emploi . En 2007, DEO a remanié et reclassifié le poste de dirigeant principal de la vérification afin d'y inclure la fonction consistant à gérer le programme de divulgation d'actes fautifs au travail. Le personnel a suivi une formation sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR), qui comprenait une description des méthodes de gestion des « divulgations ». Le ministère a aussi demander au personnel son avis concernant l'élaboration d'un code de conduite de la fonction publique et de DEO, qui constitue une partie intégrante de la LPFDAR .
Mesure dans laquelle l'effectif est productif, doté de principes, durable et souple	Acceptable	DEO a présenté une stratégie d'apprentissage approuvée et ses priorités clairement définies en matière d'apprentissage de 2007-2008 à tous les employés. Cette stratégie est assortie d'un budget tant au niveau ministériel que régional. Mise en œuvre en 2006-2007, la Politique sur la gestion du rendement de DEO présente les compétences de base en matière de dotation, d'évaluation du rendement, d'apprentissage et de développement professionnel. Le programme consiste à orienter les employés dans leur travail quotidien et dans la gestion de leur rendement, à optimiser l'investissement du ministère dans les activités d'apprentissage et de perfectionnement professionnel destinées aux personnel et à aider DEO à accomplir son mandat et à atteindre ses objectifs opérationnels. Les lacunes en matière de compétences faisant obstacle à l'évolution professionnelle font l'objet de discussions et d'un examen avec les employés dans le cadre du processus d'évaluation du rendement et d'élaboration de plans d'apprentissage en vue d'une future promotion. Le ministère a élaboré un plan ministériel des ressources humaines pour l'exercice 2007-2008, qui a été intégré dans le plan d'activités de l'organisation et tous les plans d'activités régionaux. Les employés ont été sensibilisés aux valeurs et à l'éthique par l'intermédiaire de réunions de gestion ou d'entretiens personnels. En 2007-2008, DEO a : organisé des réunions régionales sur les valeurs et l'éthique, les rôles, les responsabilités et les moyens d'obtenir des conseils; intégré des objectifs du domaine des valeurs et de l'éthique dans les ententes sur le rendement des cadres; décerné le Prix Keith Draper pour les valeurs et l'éthique.
Gérance:
Efficacité de la gestion de l'information	Acceptable	DEO a respecté toutes les échéances du SCT concernant la présentation des rapports sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. De plus, en octobre 2007, DEO a présenté ses rapports annuels sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au Parlement . Un agent d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels participe au contrôle de la qualité du processus de divulgation proactive afin de s'assurer que des exemptions sont appliquées (s'il y a lieu) en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels .
Efficacité de la gestion de la technologie de l'information	Acceptable	Le directeur, Gestion de l'information et de la technologie (GIT), exerce un contrôle fonctionnel sur la gestion de l'information et de la technologie au sein de DEO. Il est chargé d'élaborer le plan sur les TI du ministère. Un conseil de la GIT, constitué de représentants des régions et de l'administration centrale, surveille les initiatives de GIT et supervise la fonction de GIT afin de les maintenir alignées sur les objectifs stratégiques du ministère.
Efficacité de la gestion des biens	Acceptable	En tant que petit ministère, DEO n'est pas un ministère à fort contenu en biens. – ni en matériel ni en GIT. DEO est plutôt un ministère locataire qu'un ministère administrateur. Au cours de l'automne 2007, DEO a élaboré un cadre de gestion des biens, qui décrit et présente les politiques et procédures du ministère pour la planification, l'acquisition, l'exploitation, l'utilisation et l'élimination des biens. Il a été élaboré et amélioré dans un contexte global de gestion du cycle de vie des biens. Ce cadre permet aussi à DEO de s'assurer que toutes les activités de gestion des biens - de la planification à l'élimination en passant par l'acquisition et l'utilisation - prennent en compte des considérations environnementales.
Gestion efficace des projets	Sans objet	Conformément à la définition d'un projet établie par le CRG, DEO est un petit ministère qui ne met pas en œuvre un grand nombre de projets. Les projets de la direction de GIT répondent à la définition. Ainsi, la direction de la GIT applique une discipline de gestion qui lui permet de réaliser ses projets conformément au coût et au temps prévus.
Approvisionnement efficace	Acceptable	Pour répondre à ses besoins, DEO a recours à divers outils d'approvisionnement qui améliorent l'accès, l'équité et la concurrence. Cette démarche permet d'obtenir une juste valeur, de satisfaire à des exigences de fonctionnement, d'offrir un appui aux entreprises autochtones et de promouvoir l'approvisionnement écologique. Le Comité d'examen des marchés (CEM) examine toutes les propositions de marché non concurrentielles (source unique), exceptionnelles et/ou inhabituelles formulées par DEO. Ainsi, il garantie la cohérence et la conformité dans les pratiques de passation de contrats du ministère. Le CEM relève du comité exécutif de DEO.
Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers	Acceptable	DEO entreprend un examen de l'état de préparation à l'évaluation qui consiste à évaluer les contrôles et documents financiers du ministère en vue de la production d'états financiers vérifiés. Ces travaux prendront fin en 2008-2009. En 2006-2007, les résultats en matière d'assurance de la qualité des balances de vérification ministérielles concernant DEO se sont considérablement améliorés. L'emploi de systèmes de vérifications automatiques et de procédures de rapprochement améliorées a contribué à la diminution du nombre d'erreurs.
Efficacité de la fonction de vérification interne	Attention requise	En janvier 2007, le ministère a embauché un directeur général, Vérification, évaluation et éthique, qui a immédiatement commencé à remédier aux insuffisances existant dans les activités de vérification, qui avaient été relevées par le ministère et le processus du CRG. Le ministère veille tout particulièrement au respect de la nouvelle Politique d'évaluation du Conseil du Trésor, qui prévoit une période de transition de trois ans en vue d'obtenir une opinion générale en 2009. Parmi ses exigences, la politique demande la mise sur pied d'un comité indépendant de vérification, que DEO compte former au cours de 2008. Durant 2007-2008, le ministère a effectué plusieurs vérifications afin de se doter de garanties dans la gouvernance et les principaux contrôles internes. Tous les rapports de vérification, comme les réponses de la direction, sont affichés sur le site Web public de DEO .
Services axés sur les citoyens
L'organisation connaît les besoins et les attentes des citoyens/clients et elle y répond	Possibilité d'amélioration	DEO a mis en place des normes de service s'appliquant aux éléments suivants : services offerts aux demandeurs/prestataires de subventions et de contributions; correspondance ministérielle; accès à l'information; protection des renseignements personnels; demandes de renseignements formulées par l'intermédiaire du site Web; divulgation auprès du public. Le rendement a été mesuré et communiqué, et des mesures seront prises en fonction des résultats. La satisfaction des clients continue d'être un élément central des évaluations des programmes de DEO. Actuellement en cours, les évaluations du Programme de diversification de l'économie de l'Ouest et du Programme de développement des collectivités donneront des renseignements sur la satisfaction des clients. De plus, DEO effectue une enquête sur la satisfaction des clients bénéficiaires de subventions et de contributions au moyen de l'Outil de mesures communes. Le processus de gestion du rendement des cadres de direction de DEO met l'accent sur les relations que le ministère entretient avec le milieu de l'entreprise, les autres ordres de gouvernement et les partenaires de prestation de services, cela dans le but de mieux servir la population de l'Ouest. DEO offre ses services dans les deux langues officielles conformément à la Politique sur le service au public. Les sites Web de DEO respectent les exigences de la Normalisation des sites Internet (version 1). Le ministère envisage de mettre en place la deuxième version de la Normalisation des sites Internet .
Responsabilisation
Alignement des mécanismes de responsabilisation	Non évalué	Le SCT n'a pas évalué ce domaine dans la ronde IV.