Rapport de vérification

2.5 Constatations et recommandations

Dans le but de présenter les changements à apporter dans l’administration et dans la gestion du Programme de prêts et d’investissements (depuis le début jusqu’au 30 septembre 2007), les constatations ont été classées sous « anciennes ententes » et « nouvelles ententes » selon la présentation au Conseil du Trésor. Veuillez consulter l’annexe B – Résumé des présentations au Conseil du Trésor. Les recommandations ont porté sur l’administration et la gestion du Programme pour les « nouvelles ententes ».

Les détails des constatations et des recommandations résultant des procédures de vérification sont exposés dans les paragraphes suivants :

A.  SÉLECTION DES PROJETS

Critères : Les projets sont correctement évalués dans le respect des critères du Programme.

Constatations :

Élaboration et évaluation des propositions

Les propositions, qui débouchent sur des ententes anciennes et nouvelles, sont pour la plupart élaborées conjointement par DEO et par le bénéficiaire, au moyen de négociations progressives.

Fournir des renseignements indispensables pour évaluer la capacité du bénéficiaire à réaliser son projet selon les critères du Programme fait partie de l’évaluation menée par le personnel du Programme. Une proposition, un exemplaire des statuts constitutifs, un exemplaire du dernier rapport annuel, etc., peuvent figurer dans ces documents.

---

B.  APPROBATION DES PROJETS

Critères : Les projets sont approuvés en s’appuyant sur la documentation demandée.

Il faut vérifier, au moyen d’une attestation par un agent ayant un pouvoir délégué, la suffisance et la disponibilité des fonds en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), avant de conclure une entente avec le bénéficiaire.
 
Les ententes établies sont conformes aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor et le Programme de DEO.

Constatations :

Anciennes ententes

B1. Les projets sont approuvés en se basant sur la note d’approbation du projet ou la note d’information.  La note d’approbation est préparée par l’agent des services aux entreprises ou l’administrateur du Programme (membres du personnel du Programme), recommandée par l’administrateur ou le directeur général des Opérations, et approuvée par les agents ayant un pouvoir délégué (p. ex. sous ministre adjoint, sous-ministre ou ministre).

B2. L’élément probant est l’attestation par un agent ayant un pouvoir délégué de vérifier la suffisance et la disponibilité des fonds en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), avant la signature de l’entente.  Auparavant, le bureau d’Ottawa était tenu de faire respecter cette exigence.

Notre échantillonnage révélait que, pour certains dossiers examinés, le tampon et la signature relatifs à l’article 32 n’étaient pas dans le dossier. Néanmoins, l’engagement des fonds destinés aux projets avait été saisi dans le système, ce qui indiquait l’approbation des projets.     

B3. Une liste de contrôle de l’approbation des fonds est remplie par le personnel; elle sert à guider la préparation d’une entente dans le cadre du Programme.  Cette liste de contrôle assure la conformité de l’entente aux conditions du Programme.

Nous avons remarqué que certaines des listes de contrôle ont été complétées après l’approbation des projets (p. ex. les ententes comportant des présentations au Conseil du Trésor distinctes). Nous avons été informés que la liste de contrôle était complétée lorsque le projet faisait l’objet d’un contrôle et d’un examen.

Pour certaines ententes, la liste de contrôle relative aux contenus des dossiers de l'EAQ et des meilleures pratiques a été complétée par l’agent des services aux entreprises; elle remplaçait la liste de contrôle de l’approbation des fonds (voir le paragraphe B9 qui suit).

B4. Le Programme de prêts et d’investissements suit la même délégation de signatures autorisées que DEO. Le SMA a délégué un pouvoir limité à l’administrateur du Programme pour traiter et approuver certaines exceptions sur les limites de prêts et d’investissements pour chaque entente.

B5. Pour la rédaction des ententes, un avocat-conseil du ministère de la Justice a été consulté eu égard à la conformité des conditions d’approbation.    

B6. Les conditions qui régissent les ententes des projets approuvés reflètent les conditions de la présentation au Conseil du Trésor approuvée.

Nouvelles ententes

B7. Le dossier d’approbation du projet, mené à bien par le personnel du Programme de prêts et d’investissements, est un document généré par l’outil d’évaluation de projet qui remplace la feuille d’évaluation.  Cet outil fait partie du Portail de projets et renferme les mêmes renseignements que le GX, le système financier utilisé par DEO.

Le dossier d’approbation comporte un résumé du projet et l’information de base qui a été saisie dans la base de données GX.  Un rapport de diligence raisonnable est également réalisé.  Ce rapport remplace la note d’approbation de projet et la liste de vérification de projet. Il est l’élément probant de diligence raisonnable pour ce qui est de l’évaluation du projet, du bénéficiaire et de la contribution attendue par rapport aux objectifs de DEO. L’information importante contenue dans le rapport de diligence raisonnable est tirée du dossier d’approbation de projet. Selon l’administrateur du Programme, le système qui permet de saisir l’information du projet dans le dossier d’approbation de projet n’a été disponible qu’en  2005.

Le Programme de prêts et d’investissements est administré par un agent des services aux entreprises et se compose d’un gestionnaire (gestionnaire, Partenaires de prestation de services).  Nos discussions ont démontré que l’agent des services aux entreprises effectuait la majorité du travail lié à l’administration du Programme.  

Notre contrôle révélait qu’en raison du personnel limité, quelques rapports de diligence raisonnable étaient préparés et recommandés par la même personne.  En l’absence de révision effectuée par un superviseur, il existe un certain risque que certains des renseignements contenus dans le rapport de diligence raisonnable n’aient pu être étudiés avant l’approbation du projet.  

Recommandation :

La responsabilité de réviser et de recommander un rapport de diligence raisonnable devrait toujours incomber au superviseur de l’agent qui a préparé le document.   

B8. L’obligation de signer l’attestation en vertu de l’article 32 de la LGFP fait partie du dossier d’approbation du projet. Le directeur, Finances et Services ministériels (région du Manitoba) signe cette attestation.   

D’après notre discussion avec celui-ci, son rôle est d’approuver les projets en les signant et d’engager les fonds. Le pouvoir est centralisé et, par conséquent, il doit approuver en signant avant d’engager les fonds.  Il examine les conditions de paiement afin d’assurer l’harmonisation avec les autorités et la réalisation du mandat du Ministère.  Il est indépendant quand il s’agit de déterminer si le projet et, par la suite, l’entente satisfont aux conditions du Programme.

B9.  Pour chaque entente, une liste de vérification des contenus des dossiers de l'EAQ et des meilleures pratiques est mise au point par l’agent des services aux entreprises. Les documents suivants démontrent qu’une diligence raisonnable a été appliquée lors de la sélection et de l’approbation des projets ainsi que lors des modifications aux projets. Ce sont :

• le document de proposition;
• la liste de vérification de l’entente conformément au Programme de prêts et d’investissements de DEO;
• les documents d’approbation destinés au Conseil du Trésor;
• les documents d’approbation du projet (note d’information ou note d’approbation du projet) de DEO;
• le document de modifications au projet (note d’information ou note d’approbation du projet) de DEO;
• la confirmation de l’institution bancaire destinée à DEO;
• l’entente signée entre DEO et le client;
• toutes les modifications à l’entente signées;
• le dossier d’approbation du projet et le rapport de diligence raisonnable;
• l’attestation demandée en vertu de l’article 32 de la LGFP.

 

B10. Le Programme de prêts et d’investissements suit la même délégation de signatures autorisées que DEO. Le SMA a délégué un pouvoir limité à l’administrateur du Programme pour traiter et approuver certaines exceptions aux limites de prêts et d’investissements pour chaque entente.

B11. Le modèle de l’entente a été conçu avec l’aide d’un avocat-conseil du ministère de la Justice.    

B12. Les modalités approuvées du programme (voir l’Annexe B) comprenaient une disposition sur le cumul de l’aide.   Cette condition était également mentionnée dans les résultats intégrés du Programme de prêts et d’investissements tirés du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR), de l’évaluation du risque et du Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR). Notre examen des dossiers de projets a confirmé les discussions précédentes avec l’administrateur du Programme à l’effet que les ententes n’incluaient pas une disposition sur le cumul de l’aide.  Une note au dossier portant sur les modifications aux ententes de financement de prêts et d'investissements, à la suite de la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert, ne préconisait pas l’utilisation d’une disposition sur le cumul de l’aide. Selon la note, les ententes étaient conclues avec les institutions financières (et non avec les entreprises à la recherche de financement) et la contribution de DEO se limitait toujours à un maximum de 80 p. 100 de pertes, (mais n’était pas inférieure à 20 p. 100).  Un avocat-conseil a donné un avis. D’après la discussion avec l’administrateur du Programme, les institutions financières et les fournisseurs de capital ne reçoivent pas d’autre financement pour couvrir leurs pertes sur des prêts à risque plus élevé. Cette disposition pourrait toutefois s’appliquer à des arrangements où il est question de capital de risque.

Comme la disposition sur le cumul de l’aide n’était pas une disposition insérée dans les ententes, les bénéficiaires n’étaient pas tenus de divulguer toutes les sources de financement du projet, avant le début et avant la fin d’un projet. De cette façon, il n’était pas possible de déterminer si le niveau maximal (cumul limité à 90 p. 100) de l’aide gouvernementale totale (aide fédérale, provinciale et municipale) à l’égard des coûts couverts dans l’entente était respecté.  

Recommandation:

Le Ministère devrait inclure dans les ententes une disposition sur le cumul de l’aide conformément aux conditions d’approbation du Programme. Les ententes devraient également comporter une disposition de divulgation de toutes les sources de financement du bénéficiaire relatives au projet avant le début et avant la fin du projet. Nous suggérons que le Ministère revoie la nécessité d’inclure une disposition sur le cumul de l’aide dans les ententes conformément aux conditions approuvées du Programme.

---

C. PROCESSUS DE PAIEMENT

Critères : Le pouvoir d’approbation, en vertu de l’article 34 de la LGFP, est exercé par un agent autorisé après qu’il eut examiné la preuve que les conditions de rendement de l’entente ont été satisfaites.

Le pouvoir de payer, en vertu de l’article 33 de la LGFP, est exercé par l’agent des finances, qui détient les pouvoirs délégués. Ce dernier s’assure que l’article 34 de la LGFP a été appliqué par l’autorité appropriée ou le délégué, avant d’autoriser le paiement.

Constatations :

Anciennes ententes

C1.  Les demandes de paiement préparées par le personnel du Programme étaient documentées au moyen d’une note interbureaux. Le montant accordé était déterminé par l’analyse intégrée de surveillance des projets. Les paiements étaient habituellement effectués, une fois l’an, en fonction des besoins prévus de l’exercice à venir. Le bénéficiaire n’était pas tenu de remplir une demande de réclamation. De plus, un modèle standard de demande de paiement n’était pas utilisé.

Le pouvoir d’approbation, en vertu de l’article 34 de la LGFP, est exercé par l’agent qui possédait les pouvoirs délégués, lorsqu’il signait la note interbureaux, après avoir fait preuve de diligence raisonnable, qui demandait le paiement selon les conditions de l’entente.  

C2. Une feuille de suivi des paiements figurait dans certains dossiers de projets.
 
Dans le cas de certaines ententes, la liste de vérification des contenus des dossiers de l'EAQ et des meilleures pratiques était complétée pour chaque paiement par l’agent des services aux entreprises au lieu de la feuille de suivi des paiements.

C3. Le pouvoir de payer, en vertu de l’article 33 de la LGFP, est exercé par l’agent des finances qui détenait les pouvoirs délégués après que ce dernier se fut assuré, avant d’autoriser le paiement, que l’article 34 de la LGFP avait été respecté. 

Nouvelles ententes

C4. Les demandes de paiement préparées par l’agent des services aux entreprises sont documentées au moyen d’une note interbureaux. Le montant de la première avance est mentionné dans l’entente. Les paiements subséquents sont basés sur l’analyse effectuée par l’agent des services aux entreprises. Cette analyse fait partie du contrôle des projets.
 
Maintenant, le personnel du Programme examine si le financement satisfait aux besoins de l’exercice financier. Il passe en revue et analyse les demandes de paiement du bénéficiaire, deux fois au cours de l’exercice, la première fois, en avril, et la deuxième, en décembre.  Le personnel s’assure que le financement satisfait à la Politique sur les paiements de transfert et les conditions du Programme.

Aucun modèle standard n’est utilisé pour les demandes de paiement. En outre, l’analyse effectuée par l’agent des services aux entreprises n’est pas résumée dans un seul document.    

Le pouvoir d’approbation, en vertu de l’article 34 de la LGFP, est exercé par l’agent autorisé lorsqu’il signe la note interbureaux, après avoir fait preuve de diligence raisonnable, qui demande le paiement selon les conditions de l’entente.

Recommandation : 

Le personnel du Programme devrait envisager de préparer un modèle (p. ex. un chiffrier électronique) pour incorporer l’information obtenue auprès du bénéficiaire et tirée de l’analyse de DEO.  Le modèle pourrait être utilisé comme formulaire de demande de paiement que l’agent délégué examinerait et signerait, en vertu de l’article 34 de la LGFP, pour procéder au paiement.

C5. Pour chaque paiement, une liste de vérification des contenus des dossiers de l'EAQ et des meilleures pratiques est complétée par l’agent des services aux entreprises.  Les documents suivants qui font partie du dossier du projet indiquent qu’une diligence raisonnable a été appliquée au processus de paiement. Ce sont :

• les documents de l’entente et des modifications qui s’y rapportent,
• les signatures autorisées du dossier d’approbation,
• le justificatif qui détermine le montant du paiement,
• la confirmation bancaire et l’entente du montant à payer,
• le rapport des activités bancaires,
• la conciliation de DEO,
• l’attestation conformément à l’article 34 de la LGFP, 
• l’attestation conformément à l’article 33 de la LGFP.

 

C6. Le pouvoir de payer, en vertu de l’article 33 de la LGFP, est exercé par l’agent des finances qui détenait les pouvoirs délégués après que ce dernier se fut assuré, avant d’autoriser le paiement, que l’article 34 de la LGFP avait été respecté.  

Une copie de la base de données de production GX montrant les détails est incluse dans le dossier du projet. Le modèle du tampon indiquant l’approbation en vertu de l’article 33 de la LGFP et portant les initiales de l’agent des finances qui détient un pouvoir délégué, figure également dans la base de données de production GX et indique que la vérification du travail a été effectuée, avant la réalisation du paiement.

---

D.  CONTRÔLE ET RÉVISION

Critères : Un contrôle permanent du rendement des projets est mené pour assurer la conformité des bénéficiaires aux ententes.

Le personnel du Programme possède l’information, les outils et les ressources pour les aider à effectuer les taches liées au contrôle du Programme.

L’évaluation et la révision des projets servent à établir les contrôles périodiques.

Constatations :

Anciennes ententes

Contrôle permanent

D1. Les discussions ainsi que l’examen des dossiers de projet indiquaient que le personnel du Programme exerçait une diligence raisonnable pour assurer la conformité des bénéficiaires aux conditions des ententes.

Au début du Programme, l’ensemble des provinces de l’Ouest disposait de quatre administrateurs de fonds, un, en Colombie-Britannique, deux, en Alberta et un, en Saskatchewan, et les projets du Programme occupaient à plein temps ces gestionnaires, jusqu’à l’an 2000. Le  dernier administrateur en poste a pris sa retraite il y a environ un an, mais aucun de ceux-ci  n’a été remplacé.   

Au cours de l’exercice 1997-1998, l’administrateur du Programme accompagné des administrateurs de fonds locaux rencontrait les bénéficiaires (et les institutions financières et fournisseurs de capital) afin de promouvoir le Programme et d’assurer le service aux clients. À ce moment-là, les ententes stipulaient que DEO fournirait le service aux clients.

D2. Les bénéficiaires fournissaient des rapports périodiques au bureau du Manitoba. Nous avons remarqué que les bénéficiaires n’avaient pas transmis tous les rapports nécessaires (p. ex. les rapports trimestriels), selon l’obligation de rendre compte de l’entente. Par contre, le personnel du Programme nous a assurés qu’il fallait que les bénéficiaires transmettent les rapports nécessaires servant à évaluer le rendement annuel d’un projet en particulier et le suivi nécessaire était fait auprès des bénéficiaires (p. ex. les rapports de fin d’exercice).

Contrôles périodiques

D3. L’évaluation et les examens des projets servent à établir un contrôle périodique.

 Depuis le début, le Programme de prêts et d’investissements a subi quatre (4) évaluations. La dernière date de juillet 2002 et a été faite par Ference Weicker & Company. Le Ministère a examiné les résultats, et les rajustements nécessaires ont été apportés.

Au cours de l’exercice 2002-2003, un certain nombre d’examens financiers préliminaires sur la conformité des bénéficiaires par rapport aux ententes ont été entrepris par Vérification Services Canada (anciennement Conseils et Vérification Canada). Le personnel affecté au Programme a examiné les résultats et les a transmis aux bénéficiaires. Aucun examen de suivi n’a été effectué à la suite des examens financiers. 

À la clôture des projets, un contrôleur et agent payeur de DEO procédait à l’examen des dossiers financiers sur les lieux du bénéficiaire.

Autres éléments à considérer

D4. L’entente déclarait que « les parties soumises à l’évaluation convenaient des critères d’évaluation et des conditions du Programme de prêts et d’investissements dans les six mois de la signature de l’entente ». Cette disposition n’était pas mise en application, car les contrôles périodiques et permanent du rendement du projet par les parties étaient censés être adéquats.

Nouvelles ententes

Contrôle permanent

D5. L’agent des services aux entreprises de Partenariats de prestation de services assure le contrôle permanent du rendement du Programme. Des modèles ont également été fournis aux bénéficiaires pour les aider à préparer leurs rapports obligatoires.   
 
D6. La plupart du temps, c’est le bureau du Manitoba qui s’occupe de l’administration et de la gestion du Programme de prêts et d’investissements. C’est le seul programme pour l’Ouest canadien qui est géré à l’extérieur de l’administration centrale.

Il n’existe aucun manuel sur la politique et les procédures qui se rapporte précisément au Programme pour aider le personnel qui suivra.

Recommandation :

Afin de préparer la relève, le Ministère devrait penser à la nécessité de posséder un manuel sur la politique et les procédures pour le Programme. Ce manuel servira aux futurs membres du personnel pour l’administration et la gestion du Programme

D7. Les rapports statistiques trimestriels préparés par l’agent des services aux entreprises et présentés à l’administration centrale sont fondés sur l’information tirée des rapports soumis par les bénéficiaires et de la base de données. La saisie manuelle des données dans un chiffrier électronique permet de compiler l’information des rapports trimestriels. Il n’existe aucun programme qui permet d’extraire des rapports trimestriels toute l’information nécessaire pour rendre la rédaction des rapports plus efficace. 
 
 Recommandation :

Pour engager un processus plus efficace de collecte des données servant aux rapports statistiques trimestriels nécessaires à l’administration centrale, le Ministère devrait envisager la nécessité de concevoir un programme adapté pour effectuer cette fonction.

Contrôles périodiques

D8. D’après le CGRR et le CVAR intégrés du Ministère, le risque associé au Programme est faible. À la demande du personnel du Programme, les contrôleurs et agents payeurs de DEO procèdent à des examens ayant pour objet de fournir une vérification indépendante de l’information précédemment fournie par le bénéficiaire par rapport à celle contenue dans les dossiers du Programme. Ces examens ne sont nécessaires qu’à la clôture du projet.

Nous avons été informés que certains examens avaient été demandés par le Programme de prêts et d’investissements en 2007. Les contrôleurs et agents payeurs du Manitoba et de la Saskatchewan (DEO) procéderont à ces examens au cours de l’exercice 2008-2009.

 Recommandation :

Après l’examen sur place des dossiers financiers du bénéficiaire, le contrôleur et l’agent payeur de DEO doit dresser un rapport résumant les résultats importants de la visite et remet le rapport au personnel du Programme. On élabore ensuite un plan pour s’assurer que toutes les constatations indiquant la non-conformité à l’entente ont été traitées (p. ex. un examen de suivi).  En outre, il faudrait envisager la nécessité de mener un examen préliminaire sur un échantillon d’ententes actives.

Autre élément à considérer

D9. Le service des finances a sélectionné un certain nombre de projets de l’échantillonnage pour un contrôle d’assurance à l’effet que le pouvoir de payer est exercé conformément à l’article 33 de la LGFP.  Un agent des finances vérifiait la documentation étayant les paiements (y compris les dossiers de projets); cette tâche faisait partie de l’examen. Les résultats des échantillons avant et après examen étaient remis également au personnel du Programme; les corrections y ont été apportées, au besoin.

---

E.  ÉTAPE FINALE ET CLÔTURE DU PROJET

Critères : Le calcul de remboursement se fait conformément aux conditions de l’entente.

Conditions et dispositions

Les conditions, des anciennes et des nouvelles ententes, comprenaient des conditions de clôture; des dispositions implicites assurent la protection des intérêts du Ministère.  La disposition sur le partage de risque prévoit la comptabilisation de la réserve pour pertes.

La plupart des anciennes ententes terminées l’étaient à la demande des bénéficiaires. Notre examen a démontré que la disposition de remboursement a été suivie.
 
Un projet de capital de risque a été la seule entente qui s’est terminée à la demande de DEO parce que le bénéficiaire a manqué de se conformer à une disposition restrictive.  Le bénéficiaire ne s’est pas conformé à l’exigence de réunir 10 millions de dollars de capital de risque. 

L’examen des dossiers de projets a révélé que la direction du Programme a pris des mesures immédiates pour recouvrir la contribution de DEO à la suite de la perte de deux millions de dollars et les intérêts dus sur l’investissement.

---

F.  AUTRES ÉLÉMENTS À CONSIDÉRER

F1. Rôle du comité de gestion

Anciennes ententes
 
Aucun comité de gestion formel n’était en place, c’était un comité polyvalent composé généralement de l’administrateur du Programme de prêts et d’investissements, du responsable du dossier de l’institution financière ou du fournisseur de capital et, s’il y a lieu, du directeur général, à DEO. Au début du Programme (c.-à-d. de 1995 à 1997), seules trois ou quatre réunions formelles du comité de gestion ont été tenues.
 
Les procès-verbaux des réunions du comité de gestion figuraient dans les dossiers de projets. De 1995 à 1997, des comités consultatifs de l’industrie (ou comités de gestion de l’industrie) avaient été constitués pour définir la façon de promouvoir le Programme. Les membres étaient difficiles à recruter; seuls un ou deux comités se sont réunis.

Nouvelles ententes

Les ententes comprennent un paragraphe concernant le rôle du comité de gestion dans l’administration du projet et, dans ce paragraphe, figurent des dispositions sur l’appartenance au comité de gestion, l’obligation de garder au dossier toutes les décisions, la nécessité d’établir des pratiques et des procédures, un comité de l’industrie ou, au besoin, un comité consultatif.

D’après le personnel du Programme, le rôle du comité de gestion est informel. Selon la question qui sera débattue, les membres du comité de gestion ne sont pas les mêmes.  Les questions courantes sont réglées entre le représentant du bénéficiaire et l’agent des services aux entreprises ou l’administrateur du Programme dans le cas d’une question d’interprétation de l’entente ou de rapports à soumettre. Le directeur général des Opérations ou d’autres agents de plus haut rang de DEO peuvent s’occuper des questions plus importantes. 

Recommandation :

Au besoin, le rôle et les responsabilités du comité de gestion doivent être clairement définis dans les ententes.

F2. Dates limites pour la soumission des rapports obligatoires

Les ententes stipulaient la nécessité de soumettre des rapports trimestriels. La date limite (p. ex. 30 jours après la fin du trimestre) pour soumettre l’information demandée n’était pas indiquée dans l’entente.  La réception dans les délais requis des rapports trimestriels est essentielle pour mener à bonne fin les rapports exigés par l’administration centrale.

Recommandation :

La réception dans les délais requis des rapports trimestriels étant essentielle pour mener à bonne fin les rapports exigés par l’administration centrale, les ententes devraient préciser les dates de soumission des rapports obligatoires.

F3. Format de modification aux ententes différent selon les régions

Notre échantillon était composé d’une entente préparée et produite par les bureaux régionaux.  Nous avons remarqué que le format des modifications aux ententes produit dans la région de la Colombie-Britannique était différent du format utilisé au bureau du Manitoba.

Recommandation :

Dans l’avenir, le format de modification aux ententes devrait être le même pour toutes les régions et également le même pour les ententes liées au Programme de prêts et d’investissements. Le Ministère devrait envisager le bien-fondé de la préparation à la fois des ententes et des modifications par le bureau du Manitoba.

F4. Rôle des agents des services aux entreprises régionaux

Les agents des services aux entreprises des régions qui sont les principales personnes-ressources du Programme relèvent de par leurs fonctions de leurs directeurs régionaux respectifs.

Habituellement, les agents des services aux entreprises ne participent pas à la sélection des projets.  La tâche revient totalement à l’administrateur du Programme de prêts et d’investissements. Les agents des services aux entreprises ne s’occupent pas non plus de l’approbation des projets. 

Par contre, les agents des services aux entreprises participent aux discussions sur l’admissibilité des demandeurs et des propositions de prêts. Les bénéficiaires transmettent les demandes d’exception, qui sont ensuite acheminées à l’administrateur du Programme. 

Dans le cas du Programme de capital de croissance, l’agent des services aux entreprises doit confirmer l’admissibilité des demandeurs. Il passe en revue les conditions et l’application du Programme de prêts par rapport à l’entente. Il révise également le formulaire d’admissibilité soumis et envoie par courriel ou télécopieur la confirmation de la décision au bénéficiaire.  Pour confirmer les ventes de l’entreprise et assurer le respect des directives par l’entreprise, l’agent des services aux entreprises demande au bénéficiaire, dès le début, de lui fournir les états financiers, les détails des ventes ainsi que toute autre information qui s’y rapporte.  Le rôle de DEO n’est pas d’approuver le prêt, mais de confirmer l’admissibilité et de vérifier l’objectif du projet et les services rendus par le prêt. 
 
L’estimation du temps que les agents des services aux entreprises consacrent au Programme varie d’une région à l’autre, de 0 à 15 p. 100 du temps. Cette estimation varie d’après la compréhension de la valeur du Programme et son utilisation par les institutions financières.